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弁理士ブログ

目立ってますか?

2012/03/01

情報を人に伝えるとき、中身を整理して分かりやすくするのは当然です。
ただ、いくら整理して分かりやすくしたところで、相手に読んでもらわなければ意味がありません。
日々忙しくされている依頼人の方々にどうすれば気づいてもらえるか、とりわけ【ここだけは絶対に】という部分をきちんと読んでもらえるか・・・なかなか苦労しているところですが、そんな中、これまで色々と試してきました。

例えば書面の場合、ありきたりですが、文字のフォントを変えたり(明朝体→ゴシック体)、サイズを大きくしたり、飾り(下線、太字)をつけたりします。文字の全角・半角も、使うフォントの種類によって受ける印象がだいぶ変わるので、有効だと思っています。もちろん、これらは組み合わせても使います。その他、「1,2、(1),(2)、(A),(B)」といった見出しを積極的に使ったり、一文を短くする、といったことを心がけています。

次にメールの場合、テキスト形式だと書面のような感じにはできないので、代わりにというわけでもないですが、大事な情報の前後に特殊文字(■、●、◆【 】など)を入れたり、空欄や空白行を入れて、何かこう、その部分だけが「浮がび上がっている」ような感じにしています。特殊文字が使えない外国宛てのメールでは、パラグラフの分け方や改行の場所をうまく利用して、大事な情報が周囲に紛れてしまわないように、つまり「ここが大切ですよ!」というメッセージが相手に伝わるように気をつけています。
後は、大量の受信メールの中に自分のメールが埋もれてしまわないように、これは他でもよく見かけますが、タイトル部分の冒頭に【至急】とか、英文メールなら「緊急」を意味する[URGENT]と書いて、受信メールボックスを一目見ただけで注意を引くようにしています。

しかし、こういったことはやり過ぎると、かえって逆効果になるのは明らかです。
至るところに下線が引いてあると、見栄えが悪くなるだけでなく、かえって情報が頭に残りにくくなるのは、誰もが学生時代に経験があるでしょう。【至急】も使いすぎると、インフレ状態になって言葉に重みがなくなるので、いよいよ切羽詰まった時にだけ使うのがよいでしょう。

このように、書面にしろメールにしろ、「どうすれば目立つか?」という視点で、日々、試行錯誤していますが、それでも最近は、こういったやり方にも一定の限界があることを自覚しつつあります。やはり、電話などで直接「話す」ことほど効果的な手段はないようで、どうしてもというときは、メール等を送りつつ併せて電話をする、といった対応をできるだけするようにしています。
電話は、メールと違って、どうしても相手の作業を中断させてしまうので、気が引けてしまうところがあるのですが、それを乗り越えてする電話にはそれだけの価値というか重要性があるということをわかってもらえれば、こちらとしても嬉しく思います。

中村 泰弘